​從訪客登記到辦公室管理係統,Envoy重新定義數字辦公

2020-04-10 20:56:41  阅读 266437 次 评论 0 条

2月13日報道 (編譯:檸萌)

Envoy是一家位於舊金山灣區的初創公司,在全世界範圍內有超過1.3萬個辦公㻞使用其軟䱯。該公司客戶包括Slack、Hulu和馬自達。利用Envoy訪客管理係統,訪客可以在平板電腦上登記,並在訪客ご時通知公司員工。Envoy係統的應用範圍還擴展到了配送管理領域:當包裹出現時,該係統會提醒員工,並讓管理員跟蹤提貨情況。

現在,Envoy的發展進入了更深的層次,開始向辦公室滲入。憑借一款名為Rooms的新產品,員工可以通過一款新的移動應用或與Slack和微軟團隊的整合來預訂會議室。Envoy還發布了一個分析儀表板,供管理員查看他們辦公室的運行情況。與此同時,Envoy還正在測試一個API,以擴展Envoy產品的使用方式。

Envoy的創始人Ҧ席執行官Larry Gadea表示,公司的目標是成為一種專為辦公室打造的操作係統。這些新推出的產品是關鍵的基石,但後續他們還會有更多值得期待的內容。

他說:“一旦我們覺得已經為所有事情建立了正確的軌道,我們就會開放我們的平台。”

預訂會議室可能是工作中最平凡的一䱯事,但它可能會耗û大量時間。在對Rooms的新功能進行測試時,Envoy發現員工在需要的時候大約會預訂一半的會議室,而大約五分之一的預訂最後都會泡湯。其結果是,即使一個辦公室內部有它需要的所有會議室,員工還是可能會浪û大量時間來爭搶空間。

“如果人們找不〙些房間,他們就會整天在辦公室裏走來走去,試圖找到一個空房間,這樣他們就可以和醫生通個電話,或者和同事開個簡短的會議。”Gadea說。

Envoy的Rooms聽起來是個不錯的選擇。有了一款新的移動應用程序,員工將能夠在附近找㖋放房間並提前預訂。公号ł可以在每個房間外安裝一個iPad來顯示其狀態,Envoy的軟䱯會自動打開未使用的預訂房間。

盡管聽起來很智能,但Envoy在會議室問題上還是晚了一步,而且它的解決方案與Robin、Teem、Roomzilla和Skedda等公司相比似乎並沒有什麼特別大的變化。不過值得注意的是,這些服務商的產品隻專注於會議室,而Envoy的主要賣點則是它可以與其他服務進行整合。如果一位IT經理已經在使用Envoy進行訪客登記和配送,那麼繼續使用Envoy的添加會議室工具就可以降低公司成本和操作複雜性。對於已經在手機上安裝了大量應用程序的員工來說,情況也可能是如此。

“我現在管理著大約200個不同的應用程序。隻要有機會能減少掉一些,統一成一個,我就會一直去嚐試。”房地產投資平台PeerStreet的IT運營經理Will Oh說,該平台一直在測試Envoy的Rooms產品。

即便Envoy的房間預訂功能很有用,但它可能隻該公司推出更廣泛的辦公管理平台的一個先驅產品。

對Ҁ個想法,Gadea從來沒有當成是秘密。每次該公司籌集資金時都會提〙個想法——2015年公司籌集了1500萬美元,2018年4300萬美元——但現在,Envoy公司正朝著分析和開發工具的目標邁出更大的一步。

通過分析儀表板,Gadea希望辦公室能更好地了解他們到底需要多少空間。例如,一間經Ů塞滿會議室的辦公室可能需要擴建,而另一間空著的辦公室可能會縮小或重新利用空間。隨著Envoy公号Ŗ發出更多的辦公室管理工具,這樣的見解可能會越來越多。比如,Envoy在自己的辦公室裏嚐試了一個想法:員工放棄固定的辦公桌,四處走動。

“我們正在建立一個新的世界,在這個世界裏,工作場所不再像以前那樣需要大量花û。”Gadea說:“Envoy可以告訴人們,‘我們將每月為你節省一千平方英尺,因為你不再需要另一層了。’”

Envoy用戶生成的數據也可以輸入到該公司的API中,從而為該產品開辟新的用途。公司可以使用API為訪客分發自動失效的Wi-Fi登錄,或者為承包商提供建築某些部分的數字密鑰。對҅送服務,公司可能希望在員工經過收發室時自動通知他們收到的包裹。空調和照明等斻的自動化可能會隨之而來。雖然這類想法還處於早期階段,但至少Envoy現在有了實現這些想法的機製。

Gadea說:“未來的工作場所將會變得非Ů積極主動。它會知道你想做什麼,然後你就可以專注於你的創造性工作了。你不必把所有的時間都花在做這些平凡而û力的事情上。”

如果說Envoy的辦公室操作係統也存在某些缺點的話,那就是它有可能侵犯用戶在工作場所的隱私。該公司的登記係統已經因為創建辦公室訪客的數字數據庫(在許多情況下包括訪客的照片)而受到了一些批評。盡管該係統可以說比任何人都可以閱讀的紙質登記表更安全,但它也使長期存儲這些信息變得更容易。

隨著該公司為員工開發的一款應用進一步深入辦公室領域,可能出現的問題在於,Envoy將成為員工自己的一種新的跟蹤機製。Gadea說,Envoy目前的軟䱯不允許公司監視雇員的行蹤,但他也承認,公司可以使用Envoy的API創建位置感知服務。

“在一天結束的時候,最重要的是人們覺得這是他們的選擇,他們從中獲得了很大的便利,”Gadea說。“如果人們沒有從中獲得某些方便,就不應該收集這些數據。”

Envoy似乎意識到了潛在的問題。在我采訪了Gadea之後,一位發言人主動聯係我,說Envoy在構建產品路線圖的過程中與幾家客戶進行了合作,這些客戶明確表示他們不希望有跟蹤他們自己員工的能力。

PeerStreet的Will Oh表示:“如果它真的這麼做了,我一定會強烈阻。”

到目前為止,Envoy的操作係統並沒有太多的直接競爭。Gadea要提供的一些產品有獨立的解決方案,但是很少嚐試將它們綁定到一個單一的平台上。與Envoy最接近的競爭對手可能是Comfy,它的辦公室管理功能包括氣候控製、分析和會議室。但是,即便該公司能提供許多服務,卻也缺乏訪客登記和配送服務,而Envoy正是圍繞這些服務開展業務的。

“如果我們想打造一款新手機,我們就應該知道手機應該具備哪些功能。如果你有13000個商業客戶,而且你已經是某個領域的領導者,已經定義了這個領域,你就真的必須與客戶和生態係統緊密合作,弄清楚你需要構建的下一個功能是什麼,而不是隻列出一個清單。”

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